ビジネスというのは、相手を動かすことが必要ですよね？自分の意見を相手に伝えて、同意を得て動かすことから、自分の価値や自社製品を売り込むことで、売り上げを上げることなど、この動かすということがポイントになるわけです。
社会人であればどんな職種であってもこの動かすというのが、必要だと思いますが、私の場合どうも主張するのが苦手で、プレゼンは最初のうちは苦手でした。特に大勢の前でのプレゼンはとても苦手で、プレゼン資料を作るのも、ものすごく時間がかかってしまい、内容も分かりにくいものができてしまったりと苦労を重ねてきました。
しかし、実は決まった型にはめてしまえば。プレゼン資料を作るのはそんなに難しいことではありませんし、私も資料作りはサクッと済ませてしまっています！
というわけで、今回は私も実践しているプレゼン資料の構成のコツをご紹介します！
目次
プレゼン資料の基本
まず、最初はプレゼン資料の構成を考える際に押さえるべき基本的なポイントについて見ていきましょう！
これらのポイントを見てみると、実はプレゼン資料自体は作るのはそんなに難しくないことが分かると思います！
また、ここではプレゼンテーションをするシチュエーションを、大きなスクリーンにパワーポイントなどで作成した資料を映し出して、対象の人に向けて話すという前提で書いていきます。
大きなポイントから小さなポイントに
プレゼン資料に限らず、様々な資料やレポート構成を考える際に共通していることは、説得力のあるストーリーを語る必要があるということです。そのための基本は大きな話題がから小さな話題に落としていくと良いのです！
例えば、自分が考えたプロジェクトを実施するために上司に説明するためのプレゼンであれば、こんなストーリーにします。
- 今の社会の状況を語る
- その社会の中での自社の立場を語る
- 自社の改善が必要な部分を語る
- 自分の考えたプロジェクトを語る
グローバル化が進む中で、世界が競争相手となり、業界を取り巻く状況はますます厳しくなってきている。
その中で、競争相手も強くなってきていて、それに勝つためには相手より先に優れた商品を開発して売り出す必要がある。
しかし、開発にかかる時間もコストも増大してきていて、業界のスピードについていけなくなってきている。
そこで、業務効率を改善させるための施策を考えました。
この例では、今の社会状況という大きい話から、自社の改善点というピンポイントの話に持って行ってます。即興で考えたので、内容はありきたりですが、このストーリーの部分がとても大事です。
なぜならプレゼンでまず大事なことは相手の共感を得ることだからです。聞く人の立場になってみれば、まず最初にプレゼンしている人の語るストーリーに共感ができなければそのあとの話には興味が持てないですよね？
相手の共感を得るためのストーリー作りのコツが大きなポイントから小さなポイントなので、是非意識してみてください。
1スライドに収める情報は極力少なく！
これは意外に思う人も多いと思いますが、1スライドに収める情報はポイントだけに絞って、極力少なくすることが大切です！
よくある間違いは、たくさんの情報を伝えたいがために、プレゼン資料にたくさんの説明分などを書いてしまい、プレゼン資料というよりは、プレゼンの原稿みたいなってしまうことです。
人間にとって字を読むことは、とても集中力が必要なので、スライドに書いてある文章が多すぎると、聞いている人はそれを読むのに集中して、プレゼンターの話が頭に入らなくなってしまい、効果的なプレゼンテーションにならなくなってしまいます。
それに文書の多すぎる資料は読むのが大変なので、それだけであまり良い印象を与えません。
プレゼン資料は、ポイントだけに絞ってシンプルに書いて、内容はトークで補うようにしましょう！
1スライドの説明にかける時間の目安は1分！
これも意外に感じると思いますが、1スライドの説明に書ける時間は1分を目安にしましょう！
1スライドを1分前後で説明していくと、ちょうどよいテンポになって、聞いている人の集中力が途切れず、集中して聞いてもらうことができます。
使う色は同系統の色にする
資料を作成する際の画像や文字、図表などに使う色は同系統の色にすると自然な感じになります。例えば緑系統の色であれば、緑やそれに近い色の黄緑などを使うようにして、赤や青などは使わないようにするといった感じです。
この辺はセンスにかなり左右される部分なので、自信が無ければ人が使っているもので良いと感じる物を真似たり、パワーポイントに最初からあるテンプレートなどを使うと良いと思います。
伝える人を意識して作る
今回のプレゼンで誰を動かしたいのか、誰に自分のメッセージを一番伝えたいのかを意識して、その人に伝えている姿をイメージして資料を作成することが大切です。そうすることにより、メッセージがより鋭く具体的になって説得力のあるものになりますが、伝える相手が曖昧だと、メッセージの内容が曖昧で当たり障りのないものになり、インパクトが薄いものになってしまいます。
伝える人を意識して作るというのは、出来上がる資料の質も向上させますが、資料作成の効率もアップさせてくれるので、必ずこのポイントを押さえて資料を作成しましょう！
プレゼン資料の型
ここまではプレゼン資料作成の基本的なポイントをお伝えしましたが、それを踏まえた上で、ここからはプレゼン資料の型をご紹介します！
基本的にこの型にはめてしまえば、説得力のあるプレゼン資料ができるので、最初はこれを利用して作り、慣れてきたら自分独自の内容を加えていくのをおススメします！
それぞれの項目で、割くスライド数は何枚でも良いのですが、1スライドあたり1分前後を意識してテンポよく進めていってください。
現状分析
自社の現状、同業種の業界の現状や世界情勢など、グローバルで客観的な視点で現状を分析して伝えます。
ここでは、奇をてらう必要はなく、「あなたの言う通りだね」と共感を得ることがポイントです。
問題提起
そんな現状に照らし合わせて、自社の課題、自分のチームの問題、あるいはお客さんの問題や課題、ニーズなどを語ります。
ここも聞いてる人の共感を得ることが重要です！
共感作りの仕上げ
ここでは、これまで語ってきた問題を解決できた時のメリット、解決できなかった時のリスクやデメリットを語ります！
ここは自然で、共感を得られるような内容にします。ここで共感を得られなければ、この後の話が効果半減になってしまうので、共感を得られる内容になるようにしっかり練りこんでください。序盤の最も重要な部分です！
解決方法の提示
ここでこのプレゼンで最も訴えたい解決方法を語ります。社内向けなら、新商品開発や新プロジェクトの提案、お客さん向けなら自社のサービスや製品の紹介などをします。
ここでも大きなポイントから小さなポイントが基本なので、いきなり詳細な内容を説明せずに概要を紹介します。
解決方法の説明
自分が紹介した解決方法の詳細な説明をします。新商品の説明、新プロジェクトの内容、自社サービスの説明などを複数のスライドを使ってプレゼンしていきます。
この部分は一つのスライドにたくさん説明や情報を盛り込みたい所ですが、ポイントだけに絞って簡潔に書くことは忘れないでください！
締めくくり
最後に締めくくりのメッセージのスライドで終わりにします。締めくくりの言葉は「前向きなご検討をお願いします」とか、「弊社のサービスで、御社の売り上げアップに貢献させてください」などの少し訴えかけるようなメッセージを込めて終わりにします。
まとめ
今回はプレゼン資料の作り方について、お伝えしました。
これらのポイントを踏まえると、実は資料を作成することは、さほど難しくないことが分かりますよね？逆に色々と情報を詰め込み過ぎてる資料は、プレゼンでは逆効果なわけです。
是非、今回ご紹介したポイントを押さえて、素晴らしいプレゼン資料を作ってくださいね！