メールの書き方!友達に好印象を持ってもらうコツとは?



私はメールの文章が長いと友人からよく言われます。特に最近はLINEなども多用していますが、LINEのチャットでさえも長々と書いちゃってたりします。私の場合は、今までメールで友人に伝えたことが誤解されてしまい、何回も失敗したことがあるため様々な工夫をしているため、長くなってしまってます。

私のように長くしなくても、少し意識してメールを書くことで、相手に好印象を持ってもらうことができます。

というわけで、今回は友達に好印象を持ってもらうためのメールの書き方についてお伝えします!

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コミュニケーションとは?

好印象を持ってもらうメールの書き方を見る前に、そもそも、コミュニケーションとはどういったものなのでしょうか?

コミュニケーションとは、ただ伝えたい情報を伝えるだけのものではありません。まずは良いコミュニケーションとはどのようなものかから見ていきましょう!

良いコミュニケーションとは?

081806 良いコミュニケーションとは、情報だけでなく、感情や意思が正しく伝わって、考えや方向性が一致することまで含まれます。それら全てが揃って初めてコミュニケーションが成立したと言えます。

ただ、伝えたい情報が伝わったからといっても、相手の同意や一致が無ければ不十分ですし、誤解されて伝わってしまっては意味がないのです!励ましたいという善意の内容が、叱られているように相手に伝わったり、好意を伝えたいのに、不快な気持ちを相手に感じさせてしまうのは、良くないコミュニケーションです。当たり前のようですが、実はとても重要なことです。

コミュニケーションは相手がどのように理解したか、感じたかが全てなので、正しいコミュニケーションの方法を身に付けることは、とーっても重要です!

メールは言語のみのコミュニケーション

人が対面で会話をする時には、言語以外にも表情や身振り、話し方などから相手の感情や話の重要度など、たくさんの情報を得ています。人が会話の時にどういったものから情報を得ているのか、その割合は以下なのだそうです。

【コミュニケーションにおける情報量の割合】
 顔の表情:55%
 話し方(声の質、大きさ、テンポなど):38%
 話の内容:7%

話の内容、つまり言語による情報はなんとたったの7%なのです。表情や態度、話し方などが9割以上の情報を伝達しているというのは驚きです!

メールというコミュニケーション手段では、表情も話し方も分かりません。完全に文章だけ、言語だけのコミュニケーションなので、対面で会話する時に比べて遥かに少ない情報しか伝達できません。

そして、伝達できる情報量の少なさが大きく影響するのは、実は友人や家族などの気心の知れた人とのメールの時なのです!なぜなら、ビジネスメールでは、事実や要件を余計な情報は入れずにシンプルに伝えることが、むしろ良いことなので、ドライに書いたとしても問題にはなりにくいからです。

友人や家族など親しい人へのメールの時ほど慎重に、そして、できる限り言語以外の残り93%の情報を込めるようにすることが大切なわけです。

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メールの書き方のコツ

136521 さて、長々とうんちくを語ってきましたが、ここから本題の好印象を持ってもらえるメールの書き方を見ていきましょう。

気持ちを文面で表現する

例えば次の文章を読んだ時、どのような印象を受けるでしょうか?

「今、仕事が終わりましたが、今日はとても疲れました。」
これだけを読むとこの人は、とても疲れてヘトヘトでもう何もやる気が無いのかもしれません。あるいはとても疲れたけど仕事が終わって解放感があるのかもしれません。

「こんなミスをするなんて、あなたらしくないですね。」
この場合は、この人は失望しているかもしれませんし、まったく逆で励ますつもりなのかもしれません。

とにかく、言語だけの7%の情報では分かりようもありません。しかし、これが対面での会話であれば相手の表情や声のトーンで、どういう意味なのか理解するのは簡単ですよね?

そのため、表情や話し方などでは伝えることのできない情報を、書き添えることが大切です。例えばこうです。

「今、仕事が終わりましたが、今日はとても疲れました。でも、今から映画を見に行くので楽しみです!
「こんなミスをするなんて、あなたらくないですね。次は絶対成功しますよ!

面倒と思わず、丁寧に自分の気持ちなどを文章で表現すると誤解が防げるだけでなく、とても良い印象を相手に持ってもらうことができます!

絵文字・顔文字を使う

絵文字や顔文字はメールでは伝えることのできない表情の情報を手軽に伝えられて効果的です。例えばただ「ありがとう」の場合、そっけない印象を受けますが、「ありがとうd(^_^o)」だとより気持ちを感じると思います。

表情から伝わる情報の割合は55%なので、絵文字・顔文字は手軽にもかかわらず、とても効果が高いので、積極的に使っていきましょう!

ただし、絵文字・顔文字を使い過ぎると今度は軽薄な印象になってしまうので、ほどほどにすることがコツです。

難しいことは直接話す!

難しいこととは、相手を叱ったり、警告したり、少し大変なお願い事をする時などのことです。

こういった特に正確に誤解無く伝える必要がある要件の時はメールではなく、対面で伝えることが一番です!会って話せない場合でも、最低でも電話で話すなどして、絶対にメールで伝えるのはやめましょう。

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まとめ

今回は友達へのメールで良い印象を持ってもらうための書き方をお伝えしました。

特に最近はLINEなどのチャットを使う人もかなり多いのではないかと思います。チャットは特に短文でメッセージをやり取りするので、時にはそっけない文章になって相手に誤解を与えるリスクも高いので、是非今回紹介したちょっとしたコツを意識して、良いメールのコミュニケーションをなさってくださいね!


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